Przepisanie firmy na inną osobę – formalności prawne

Przyczyny przepisania firmy

Firma, zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, to nazwa przedsiębiorcy pod jaką prowadzi działalność gospodarczą. Niekiedy określenie to używane jest jako równoznaczne z przedsiębiorstwem. Z kolei przepisy prawa wskazują, że przedsiębiorstwo to zorganizowany zespół składników majątkowych i niemających służących do prowadzenia działalności gospodarczej.

Przepisanie firmy na inną osobę oznacza przeniesienie praw i obowiązków związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa z jednej osoby lub grupy osób na inną osobę. Może dotyczyć zarówno całego przedsiębiorstwa, jak i zorganizowanej części przedsiębiorstwa. Proces ten może odbywać się na różne sposoby, w zależności od struktury prawnej firmy i celów, które osiągają strony zaangażowane w transakcję.

Do najczęściej występujących przyczyn przepisania firmy na inną osobę należą:

1. przekazanie przedsiębiorstwa innemu członkowi rodziny – właściciel może zdecydować się na przekazanie kontroli nad firmą swoim potomkom, aby zachować ciągłość rodzinnego biznesu;
2. sprzedaż firmy – w takim przypadku nowy właściciel nabywa prawa i obowiązki związane z prowadzenie firmy;
3. wycofanie się z biznesu – osoba prowadząca działalność może podjąć decyzję o wycofaniu się z biznesu z powodu emerytury, realizacji innych celów życiowych lub innych przyczyn;
4. zmiana wspólników – wspólnicy mogą zdecydować się na przeniesienie własności udziałów lub akcji, aby dostosować skład wspólników do bieżących potrzeb biznesowych;
5. zmiana modelu biznesowego – zmiana strategii lub modelu biznesowego może być przyczyną przepisania firmy w celu dostosowania struktury do nowych planów i celów przedsiębiorstwa;
6. konflikt wspólników – konflikty pomiędzy wspólnikami mogą prowadzić do potrzeby przepisania firmy, aby rozwiązać spory i umożliwić kontynuację działalności.

Formalności i procedura przepisania firmy

Przepisanie firmy to złożony proces wymagający staranności, zgodności z przepisami prawa, jak również przestrzegania różnych formalności, co pozwala uniknąć ryzyka nieprzewidzianych konsekwencji prawnych i podatkowych.

Procedura przepisania firmy może różnić się w zależności od struktury prawnej i organizacyjnej firmy, ale ogólnie obejmuje ona następujące obszary:

1. przygotowanie umowy – przepisanie firmy wiąże się z przygotowaniem odpowiedniej umowy, która ureguluje wszystkie istotne kwestie transakcji; umowa powinna dokładnie określać, jakie składniki majątkowe, prawa, zobowiązania i inne elementy są przedmiotem transakcji zbycia, a także wskazywać cenę i warunki płatności, zobowiązania sprzedającego, odpowiedzialność stron i postanowienia dotyczące przeniesienia własności;
2. zgoda wspólników lub akcjonariuszy – w przypadku przepisania firmy, w szczególności spółki prawa handlowego, takiej jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółka akcyjna, uzyskanie zgody wspólników lub akcjonariuszy jest zazwyczaj istotnym etapem procesu;
3. zawiadomienie odpowiednich organów – przepisanie firmy wiąże się z koniecznością powiadomienia różnych organów i instytucji, aby dostosować informacje rejestrowe, prawne i podatkowe przedsiębiorstwa do nowej sytuacji; należą do nich w szczególności krajowy rejestr sądowy (KRS), urząd skarbowy i zakład ubezpieczeń społecznych;
4. podpisanie umowy przed notariuszem;
5. aktualizacja w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych i urzędzie skarbowym;
6. zatwierdzenie przejęcia przez bank – niektóre przypadki wymagają sporządzenia umowy przepisania firmy w formie aktu notarialnego, na przykład w przypadku przeniesienia praw do nieruchomości czy przeniesienia akcji spółki akcyjnej;
7. aktualizacja umów i dokumentacji firmy – proces aktualizacji dokumentacji obejmuje w szczególności umowy wewnętrzne, takie jak umowa spółki, umowy z kontrahentami, umowy kredytowe i finansowe, umowy dotyczące zatrudnienia pracowników czy dokumenty rejestrowe.

Kwestie prawne związane z przepisaniem firmy

Przepisanie firmy to złożony proces związany z wieloma kwestiami prawno-biznesowymi. Kluczowe jest to, aby wszystkie podejmowane decyzje były zgodnie z przepisami prawa. Do podstawowych aspektów prawnych związanych z przepisaniem firmy należą:

1. umowa przepisania – sporządzenie kompleksowej umowy przepisania działalności gospodarczej jest kluczowe; umowa ta powinna zawierać wszystkie istotne warunki transakcji zbycia przedsiębiorstwa, takie jak cena, zakres przekazywanych aktywów, zobowiązania czy warunki płatności;
2. zgoda wspólników lub akcjonariuszy – w przypadku przepisywania firmy spółki prawa handlowego, na przykład spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej, często wymagana jest zgoda akcjonariuszy lub wspólników na przepisanie akcji lub udziałów. Istnienie tej zgody i jej warunki zazwyczaj zależą od postanowień umowy spółki lub statutu;

   W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zazwyczaj wymagana jest zgoda wspólników na przepisanie udziałów, a umowa spółki może przewidywać szczególne postanowienia dotyczące procedury uzyskiwania zgody. Podobne postanowienia mogą być przewidziane w umowie spółki lub statucie spółki akcyjnej. W dokumentach tych zazwyczaj określa się czy dla przepisania udziałów czy akcji potrzeba jest zgoda większości wspólników lub akcjonariuszy, czy też wymagana jest jednomyślna zgoda. Jednocześnie umowa spółki lub statut może przewidywać konsekwencje braku zgody, takie jak prawo do wykupu akcji czy udziałów lub ograniczenia w przekazywaniu udziałów;

3. forma aktu notarialnego – przepisy prawa przewidują dokonanie niektórych czynności prawnych w formie aktu notarialnego. Dotyczy to w szczególności, gdy jednym ze składników majątku jest nieruchomość albo umowa spółki lub statut przewiduje formę aktu notarialnego dla przeniesienia udziałów lub akcji;
4. zgłoszenie do rejestrów i instytucji – przepisanie firmy może wiązać się z koniecznością zgłoszenia zmian w odpowiednich rejestrach, w szczególności do: Krajowego Rejestru Sądowego – w przypadku spółek kapitałowych, takich jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna; Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w formie jednoosobowej działalności gospodarczej; urzędu skarbowego, zakładu ubezpieczeń społecznych lub innych rejestrów;
5. umowy z pracownikami – w przypadku przepisania firmy, umowy o pracę zatrudnionych pracowników mogą być przenoszone na nowego pracodawcę, natomiast nowy pracodawca zobowiązany jest do zachowania dotychczasowych warunków pracy; wiąże się to również w przedstawieniem istotnych informacji dotyczących zmiany pracodawcy, warunków zatrudnienia pracowników i ewentualnych skutków dla pracowników;
6. zobowiązania firmy – przekazanie przedsiębiorstwa wiąże się z przeniesieniem zarówno aktywów jak i zobowiązań, może wpłynąć na relacje z instytucjami finansowymi, dlatego należy dostosować umowy kredytowe i inne zobowiązania do nowej sytuacji;
7. ochrona danych osobowych – przeniesienie działalności gospodarczej może wpływać na kwestie związane z ochroną danych osobowych, dlatego należy dostosować je do obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych.

Podatkowe aspekty przepisania firmy

Przepisanie firmy to także aspekty podatkowe, które należy uwzględnić i dostosować do nowej sytuacji prawnej.

Przekazaniu przedsiębiorstwa może towarzyszyć powstanie obowiązku zapłaty na gruncie podatku dochodowego. W niektórych sytuacjach przepisach firmy podlega opodatkowaniu podatkiem vat, w tym zakresie warto zbadać czy możliwe jest skorzystanie z odpowiednich ulg lub zwolnień. Transakcje przepisania firmy mogą być objęte również podatkiem od czynności cywilnoprawnych. W przypadku, gdy transakcja obejmuje nieruchomość należy zwrócić uwagę na podatek od nieruchomości.

Przepisanie firmy wymaga dostosowania struktur podatkowych i przeniesienia zobowiązań podatkowych. Należy uwzględnić wszelkie zaległości podatkowe lub nieuregulowane sprawy, jak również zbadać możliwość skorzystania z ulg podatkowych.

Rola prawnika w procesie przepisania firmy

Rola prawnika w procesie przepisania firmy jest niezwykle istotna, ponieważ proces ten obejmuje wiele aspektów prawnych, podatkowych ii formalnych. Pomoc prawna może być przydatna na każdym etapie procesu przekazania przedsiębiorstwa, obejmuje szczegółową analizę dokumentów, umów, zobowiązań przedsiębiorstwa.

Prawnik może pomóc w sporządzenie kompleksowej umowy przepisania firmy. Analiza umowy jest kluczowa dla zabezpieczenia interesów stron, określenia warunków transakcji, zobowiązań i gwarancji. W przypadku, gdy przepisanie firmy dotyczy spółek prawa handlowego, prawnik analizuje umowę spółki oraz statut co do istnienia zapisów nakładających obowiązek uzyskania zgody wspólników lub akcjonariuszy na taką transakcję.

Pomoc prawna obejmuje przeanalizowanie dotychczasowych umów z pracownikami oraz dostosowanie ich do nowej sytuacji prawnej przedsiębiorstwa. Prawnik może zająć się formalnościami związanymi z rejestracją zmiany oraz doradzić w zakresie kwestii podatkowych.

W toku przepisania firmy prawnik pełni rolę doradcy, zajmuje się kwestiami formalnymi, oferuje porady prawne oraz pomaga w rozwiązywaniu ewentualnych sporów lub problemów prawnych. Powierzenie procesu przekazania przedsiębiorstwa doświadczonym prawnikom działa na korzyść obu stron transakcji, umożliwia zabezpieczenie prawnych aspektów transakcji i minimalizuje potencjalne ryzyko.