Ochrona danych osobowych RODO

Audyt RODO

Audyt RODO to proces systematycznej i niezależnej oceny zgodności przetwarzania danych osobowych przez organizację, z przepisami RODO. Audyt ma na celu identyfikację obszarów, w których organizacja narusza przepisy o ochronie danych, a nadto jego celem jest wdrożenie odpowiednich środków naprawczych. Nasza Kancelaria oferuje kompleksowe audyty RODO, które obejmują:

• Przygotowanie audytu, a więc identyfikację procesów przetwarzania danych osobowych, które będą podlegały audytowi oraz wyznaczenie zespołu audytowego.
• Przygotowanie dokumentacji, a więc zgromadzenie dokumentacji dotyczącej polityki ochrony danych osobowych, procedur, umów z podmiotami przetwarzającymi dane i innych istotnych dokumentów oraz przegląd rejestrów czynności przetwarzania danych, które są wymagane przez RODO.
• Ocena zgodności przetwarzania danych z obowiązującymi przepisami, a więc sprawdzenie czy przetwarzanie danych osobowych, jest zgodne z zasadami, takimi jak legalność, rzetelność, przejrzystość, minimalizacja danych, ograniczenie celu, dokładności, ograniczenie przechowywania, integralność i poufność; weryfikację czy przetwarzanie danych osobowych opiera się na odpowiednich podstawach prawnych, np. zgoda, umowa, obowiązek prawny;
• Ocena organizacyjna i techniczna to ocena wdrożonych środków technicznych i organizacyjnych, mających na celu ochronę danych osobowych, takich jak szyfrowanie, pseudonimizacja, kontrola dostępu, kopie zapasowe i inne oraz ocena czy pracownicy zostali odpowiednio przeszkoleni w zakresie ochrony danych osobowych i czy są świadomi swoich obowiązków;
• Identyfikacja potencjalnych ryzyk, związanych z ochroną danych, które mogą wpływać na prawa i wolności osób, których dane dotyczą oraz analiza prawdopodobieństwa wystąpienia zagrożeń i ich potencjalnych skutków.
• Przegląd i aktualizacja polityk prywatności oraz procedur ochrony danych.
• Przygotowanie rekomendacji dotyczących środków naprawczych i działań korygujących w celu poprawy zgodności z RODO.
• Opracowanie planu działań naprawczych z określeniem terminów realizacji i odpowiedzialności za poszczególne zadania oraz regularne monitorowanie realizacji działań naprawczych i weryfikację skuteczności wdrożonych procedur;
• Przeprowadzanie szkoleń dla pracowników w zakresie ochrony danych osobowych.

Te działania mają na celu zapewnienie, że Państwa firma spełnia wszystkie wymagania RODO i minimalizuje ryzyko naruszeń danych osobowych. Regularne przeprowadzanie audytów i edukacja pracowników są kluczowe dla utrzymania wysokiego poziomu ochrony danych osobowych i minimalizowania ryzyka naruszeń.

Polityka prywatności

Zgodnie z Rozporządzeniem o ochronie danych, ochrona osób fizycznych – w związku z przetwarzaniem danych osobowych – jest jednym z praw podstawowych, zgodnie z którymi, każda osoba, ma prawo do ochrony danych osobowych jej dotyczących.

Przepisy te stanowią reguły i limity, do których muszą się dopasować (głównie) przedsiębiorcy w procesie przetwarzania danych. Firmy nie mogą więc dowolnie wykorzystywać danych innych osób – muszą stosować się do szczególnych zasad. Co ważne – na prośbę osoby fizycznej, jej dane, muszą zostać usunięte z wszelkich nośników oraz baz danych, służących do ich gromadzenia przez podmioty publiczne oraz sektor prywatny. Realizuje się wówczas prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych. Wszystko po to, by chronić podmioty przed dowolnym wykorzystaniem danych osobowych, gromadzonych w niezbędnym zakresie, a nadto – zgodnie z interesem publicznym.

W razie zauważenia naruszenia danych osobowych, istnieje prawo wniesienia skargi, jak również możliwość żądania usunięcia danych. By maksymalnie chronić niewłaściwe wykorzystywanie danych osobowych, każdorazowo zachodzi konieczność informowania o celach przetwarzania danych osobowych.

Wobec tego, należy zawsze jasno i klarownie przedstawiać zasady przetwarzania danych. Zwłaszcza, w mediach społecznościowych, gdzie skądinąd w masowych ilościach, przetwarza się dane osobowe – muszą podlegać szczególnej ochronie.

Kompleksowe doradztwo w zakresie RODO

W Kancelarii Adwokackiej Adwokata Marcina Malinowskiego, mamy szeroką wiedzę w zakresie przepisów RODO, co jeszcze bardziej pomoże osobom fizycznym i podmiotom, przetwarzającym dane osobowe – w wytłumaczeniu sytuacji w zakresie ochrony danych osobowych.

Wskaże w tym zakresie na podstawę prawną przetwarzania danych osobowych, a nadto pomoże w zrozumieniu, w jaki sposób firma przetwarza dane osobowe osób, których dane dotyczą – zgodnie z prawem.

W Kancelarii legalne przetwarzanie danych osobowych, dane Klientów, w tym te odnoszące się do danych dotyczących wyroków skazujących wespół z zachowaniem tajemnicy adwokackiej – stanowią najwyższy priorytet ochrony danych osobowych osób, których dane te dotyczą.

Wszelkie informacje, kogo dotyczy RODO, jak przed ich przypadkową utratą lub niewłaściwym ich użyciem mogą chronić się osoby fizyczne – zostaną przekazane przez Zespół Kancelarii, zajmujący się problematyką RODO.

Przygotowywanie dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych

Zgodnie z w/w Rozporządzeniem, przetwarzanie danych osobowych, opiera się na różnych operacjach z danymi lub ich zestawach – w sposób zautomatyzowany lub nie.

Za przykład operacji, można uznać:

• zbieranie, utrwalanie, organizowanie danych;
• porządkowanie, przechowywanie, wykorzystywanie czy modyfikowanie danych osobowych;
• pobieranie, przeglądanie danych, przesyłanie, rozpowszechnianie danych;
• łączenie, ograniczanie, usuwanie, niszczenie danych w imieniu i na polecenie administratora danych.

W związku z tym, z ochroną danych osobowych, najczęściej wiąże się także funkcja administratora danych oraz inspektora ochrony danych osobowych. Należy wyznaczyć inspektora ochrony danych, co stanowi podstawową potrzebę ochrony danych osobowych, w odniesieniu do przepisów prawa.

Zgodnie z definicją, administrator danych osobowych, oznacza osobę fizyczną lub prawną, Organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi, ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Inspektor ochrony danych, to zaś osoba, która wspomaga administratora w zakresie realizacji obowiązków, służących ochronie danych osobowych.

Wsparcie w przypadku kontroli UODO

Dlatego też, w przypadku uzasadnionego podejrzenia ich naruszenia, a także by nie doszło do czynów zabronionych z użyciem danych, każda osoba, posiadająca wiedzę o takim naruszeniu, ma obowiązek poinformować Inspektora ochrony danych osobowych, o ich potencjalnym naruszeniu.

Kontrola przeprowadzania przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, jest procesem, mającym na celu sprawdzenie czy organizacja przestrzega przepisów o ochronie danych osobowych, takich jak RODO.

Wsparcie w przypadku kontroli Urzędu Ochrony Danych Osobowych obejmuje:

• Przygotowanie do kontroli. Ocena aktualnego stanu zgodności organizacji z przepisami RODO, identyfikacja potencjalnych niezgodności i ryzyk, przygotowanie rekomendacji, dotyczących działań naprawczych oraz sprawdzenie i aktualizacja dokumenty, w tym polityk ochrony danych, rejestrów czynności przetwarzania, umów z podmiotami przetwarzającymi dane i innych dokumentów.
• Przeprowadzanie szkoleń dla pracowników na temat przepisów RODO, procedur ochrony danych oraz przygotowanie ich na pytania i rozmowy z kontrolerami. W tym obszarze jest to również organizacja warsztatów i symulacji kontroli, aby pracownicy mogli zapoznać się z przebiegiem kontroli i lepiej przygotować się na rzeczywiste działania kontrolne.
• Wsparcie podczas kontroli dotyczy w szczególności pomocy w wyznaczeniu osoby odpowiedzialnej za koordynację działań podczas kontroli i za bezpośredni kontakt z kontrolerami, doradztwo i pomoc w komunikacji z kontrolerami, pomoc w szybkim i sprawnym zebraniu oraz dostarczeniu wymaganej dokumentacji oraz wsparcie w analizie żądań kontrolerów i przygotowanie odpowiednich odpowiedzi i wyjaśnień.
• Zarządzenia procesem kontroli, a więc monitorowanie przebiegu kontroli, zapewnienie że wszystkie działania podejmowane są zgodnie z planem i w odpowiednich terminach, regularne informowanie kierownictwa i postępach kontroli, wstępnych wynikach i ewentualnych problemach, a także pomoc w identyfikacji i natychmiastowym wdrożeniu działań naprawczych oraz wsparcie w analizie i interpretacji wymagań kontrolerów oraz przygotowaniu odpowiedzi na ich ustalenia.
• Działania po kontroli obejmują ocenę wyników i opracowanie szczegółowego planu działań naprawczych, określenie terminów realizacji i osób odpowiedzialnych za wdrożenie poszczególnych działań oraz pomoc w aktualizacji polityk, procedur i praktyk w celu zapewnienia pełnej zgodności z przepisami RODO.
• Przeprowadzenie dodatkowych szkoleń dla pracowników w zakresie nowych lub zmienionych procedur oraz zasad ochrony danych wrażliwych.
• Pomoc w organizacji regularnych audytów wewnętrznych i regularna ocena skuteczności wdrożonych działań naprawczych oraz dostosowywanie polityk i procedur do zmieniających się wymagań i ryzyk.
• Stałe doradztwo w zakresie ochrony danych osobowych, bieżące wsparcie w interpretacji przepisów i reagowanie na nowe wyzwania związane z ochroną danych.